Sistem Informasi Manajemen bagian 1

Definisi SIM

Burt Scanlan dan J. Bernard Keys dalam buku mereka yang berjudul Management and Organizatial Behaviour, mengatakan bahwa suatu sistem informasi manajemen adalah suatu sistem formal mengenai hal melaporkan, menggolongkan, dan menyebarkan informasi kepada orang-orang yang tepat dalam suatu organisasi.
The Liang Gie dalam bukunya, Pokok-pokok PPBS dan MIS menyarankan perumusan MIS yang lebih luas lingkupannya sebagai : Keseluruhan jalinan hubungan antara satuan-satuan dan jaringan lalu lintas macam-macam keterangan dalam sesuatu organisasi serta segenap proses pengumpulan, pengolahan, penyimpanan, pengambilan kembali dan penyebaran keterangan itu dengan berbagai peralatan sehingga memungkinkan para anggota melaksanakan tugas dengan sebaik-baiknya maupun pimpinan membuat keputusan atau menjalankan tugas kepemimpinannya yang lain secara tepat.
Definisi SIM menurut George M. Scott SIM adalah kumpulan interaksi dari sistem informasi yang menyediakan informasi baik untuk kebutuhan manajerial maupun kebutuhan operasional.
Definisi lain suatu sistem dimana unit organisasi memiliki suatu kerangka informasi tunggal dan terpadu untuk pengumpulan informasi yang diperlukan bagi kepentingan kegiatan manajemen.
Definisi SIM secara umum SIM adalah sistem informasi yang menghasilkan keluaran (output) dengan menggunakan masukan (input) dan berbagai proses yang diperlukan untuk memenuhi tujuan manajemen.

Tujuan SIM

• Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.
• Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.
• Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok, rekruitmen atau tujuan-tujuan lain yang diinginkan manajemen.

Fungsi SIM

• Meningkatkan kinerja seluruh lembaga
• Mendukung dan meningkatkan keseluruhan proses pengambilan keputusan
• Di tingkat senior, menyediakan data dan informasi untuk membantu dewan direksi dan manajemen membuat keputusan strategis
• Menyediakan sarana melalui mana kegiatan lembaga dipantau dan informasi yang dibagikan kepada manajemen, karyawan, dan  pelanggan

Komponen SIM secara fisik

Komponen Sistem Informasi Manajemen secara fisik adalah keseluruhan perangkat dan peralatan fisik yang digunakan untuk menjalankan sistem informasi manajemen. Komponen-komponen tersebut meliputi :

• Perangkat keras :

1. Komputer (CPU, Memory)
2. Pesawat Telepon
3. Peralatan penyimpan data (Decoder)

• Perangkat lunak

1. Perangkat lunak yang umum untuk pengoperasian dan manajemen data
2. Program aplikasi

• DataBase

1. File-file tempat penyimpanan data dan informasi
2. Media penyimpanan seperti pita komputer, paket piringan.

• Prosedur pengoperasian

1. Instruksi untuk pemakai, cara yang diperlukan bagi pemakai untuk mendapatkan informasi yang akan digunakan
2. Instruksi penyiapan data sebagai input
3. Instruksi operasional

• Personalia pengoperasian

1. Operator
2. Programmer 
3. Analisa sistem
4. Personalia penyiapan data
5. Koordinator operasional SIM dan pengembangannya.

Kompenen SIM Secara Fungsional

Komponen sistem informasi adalah seluruh komponen yang berhubungan dengan teknik pengumpulan data, pengolahan, pengiriman, penyimpanan, dan penyajian informasi yang dibutuhkan untuk manajemen, meliputi:

• Sistem Administrasi dan Operasional. Sistem ini melaksanakan kegiatan-kegiatan rutin seperti bagian personalia, administrasi dan sebagainya dimana telah ditentukan prosedur-prosedurnya dan sistem ini harus diteliti terus menerus agar perubahan-perubahan dapat segera diketahui.

• Sistem Pelaporan Manajemen.Sistem ini berfungsi untuk membuat dan menyampaikan laporan-laporan yang bersifat periodik kepada pengambil keputusan atau manajer.

• Sistem Database. Berfungsi sebagai tempat penyimpanan data dan informasi oleh beberapa unit organisasi, dimana database mempunyai kecenderungan berkembang sejalan dengan perkembangan organisasi, sehingga interaksi antar unit akan bertambah besar yang menyebabkan informasi yang dibutuhkan juga akan semakin bertambah.

• Sistem Pencarian.  Berfungsi memberikan data atau informasi yang dibutuhkan dalam pengambilan keputusan sesuai dengan permintaan dan dalam bentuk yang tidak terstruktur.

• Manajemen Data. Manajemen Data adalah bagian dari manajemen sumber daya informasi yang mencakup semua kegiatan yang memastikan bahwa data :

1. Data Akurat
2. Up to Date (Mutakhir)
3. Aman
4. Tersedia bagi pemakai (user)
5. Berfungsi sebagai media penghubung antara komponen-komponen sistem informasi dengan database dan antara masing-masing komponen sistem informasi.

Karakteristik SIM

• Beroperasi pada tugas-tugas yang terstruktur, dimana prosedur, pengambilan keputusan, arus informasi, format laporan dsb, sudah terdefinisi.
• Bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya.
• Menyediakan laporan untuk keperluan pengambilan keputusan
• Mempermudah akses informasi untuk keperluan manajemen

Pada organisasi yang telah mapan SIM biasa ditemukan dalam bentuk sistem informasi fungsional seperti: Sistem Informasi Personalia, Sistem Informasi Persediaan, Sistem Informasi Manufaktur, Sistem Informasi Keuangan, Sistem Informasi Pemasaran, dan berbagai sistem informasi lainnya sesuai dengan kebutuhan tiap-tiap unit kerja dalam lingkungan organisasi. Namun yang perlu ditekankan adalah sistem-sistem fungsional ini jangan sampai menjadi sistem yang ter-isolasi, berdiri sendiri, tanpa ada koneksi dengan sistem lainnya, karena sistem-sistem tersebut harus ber-sinergi dalam penyediaan informasi untuk kebutuhan manajemen organisasi.