FAKTOR KEGAGALAN MANAJEMEN PROYEK DALAM PROYEK IT

 

Proyek Teknologi Informasi adalah pekerjaan yang membutuhkan anggaran cukup besar, namun banyak perusahaan di Indonesia mengabaikan proyek IT, dan menganggapnya sebagai proyek pelengkap dan kurang mendapat perhatian dari para pemangku kebijakan di Instansi baik Swasta maupun BUMN. Banyak proyek-proyek IT yang pada akhirnya kurang optimal dan tidak dapat digunakan atau bahkan para stakeholder nya terjerat kasus korupsi, seperti simulator SIM, e-KTP dan pengadaan IT KPU. Proyek IT memiliki tingkat kegagalan yang tinggi. Pada hampir setiap organisasi, proyek sistem informasi memakan waktu dan biaya terlalu banyak untuk diimplementasikan dari yang diantisipasi pada awalnya, atau sistem yang telah selesai tidak berfungsi dengan baik. Pengembangan suatu sistem baru harus dikelola dan diarahkan dengan hati-hati, dan cara pelaksanaan proyek merupakan faktor terpenting dalam memengaruhi hasilnya (Wallace dan Keil, 2004). Oleh karena itu, sangat penting bagi kita untuk mengetahui bagaimana mengelola proyek sistem informasi dan mengetahui bagaimana dan mengapa proyek tersebut berhasil atau gagal.

Dalam Manajemen Proyek IT setidaknya ada empat komponen yang harus terpenuhi, yaitu ruang lingkup (scope), waktu, biaya dan kualitas. Empat komponen tersebut yang menjadi batasan terhadap pelaksanaan proyek. Bisa dikatakan bahwa kriteria yang harus dipenuhi dari produk yang dihasilkan dari proyek meliputi kriteria atau batasan waktu, batasan ruang lingkup, batasan biaya dan batasan kualitas. Jadi terdapat empat keharusan dalam sebuah proyek yaitu:

1.             Proyek harus diselesaikan dan diserahkan dengan  tepat waktu.

2.             Proyek harus cukup dibiayai dengan dana yang telah ditentukan

3.             Proyek harus sesuai dengan ruang lingkup yang disepakati

4.        Proyek harus memiliki kualitas hasil sesuai yang kriteria yang disepakati antara  pelaksana dan pemberi proyek

Keempat komponen tersebut saling mempengaruhi satu sama lain dan dapat digambarkan dalam prisma segitiga.

 

Empat komponen proyek yang saling berpengaruh

Ada banyak sekali bentuk kegagalan proyek dalam Teknologi Informasi seperti melebihi anggaran, tidak sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan dan secara teknis tidak cukup untuk memenuhi kebutuhan yang diharapkan.  Beberapa diantaranya :

1.        Corresponding failure

Yaitu kegagalan sistem karena tidak sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan. Kegagalan ini merupakan kegagalan teknis karena fungsionalitas sistem tidak sesuai dengan kebutuhan. Atau dengan kata lain validitas secara teknisnya tidak ada.  

 2.       Process failure

Merupakan kegagalan karena proyek sistem informasi tidak tepat waktu dan melebihi anggaran yang telah ditetapkan. Sistem tersebut sudah benar secara teknis (fungsionalitas sesuai) tetapi secara ekonomis tidak tepat.

 3.        Kurangnya keterlibatan user (Interaction failure)

Merupakan kegagalan dikarenakan sistem tidak digunakan semestinya ataupun tidak digunakan sesuai dengan yang diharapakan sistem tersebut akan digunakan. Hal ini mungkin dikarenakan adanya ketidak ikutsertaan pengguna akhir saat pengembangan sistem sehingga mereka menjadi kurang antusias terhadap sistem baru tersebut (end user reluctance).

 4.        Kebutuhan yang tidak jelas (Expectation failure)

Yaitu kegagalan sistem karena tidak sesuai dengan yang diharapkan oleh pemegang kepentingan organisasi. Sistem tersebut bisa saja benar secara teknis (menjalankan fungsinya dengan baik), diselesaikan tepat waktu dan sesuai anggaran namun tidak sesuai dengan harapan pemegang kepentingan organisasi. Hal ini bisa terjadi karena adanya kesalahan saat perumusan persyaratan sistem.

 5.        Proyek tidak direncanakan dengan baik (Bad Planning)

Banyak proyek teknologi informasi tidak direncanakan dengan baik, bahkan tidak direncanakan sama – sekali. Banyak proyek teknologi informasi diadakan hanya untuk memenuhi kewajiban penyusunan anggaran tahun berikutnya. Pekerjaan tekonologi informasi direncanakan hanya dengan “judul”. Sementara isinya tidak ada sama sekali. Tidak jarang pula kalaupun ada isinya, isi tersebut sama sekali tidak menggambarkan perencanaan apalagi spesifikasi kebutuhan. Bahkan lebih tidak jarang protek teknologi informasi disetir (di-drive) oleh kepentingan – kepentingan yang bersifat non teknis daripada justifikasi teknis.

 6.        Kurangnya peran serta stake holder terhadap proyek IT

Karena proyek teknologi informasi tidak direncanakan dengan baik atau ada karena kepentingan yang bukan bersifat teknis, maka kepedulian dari pemangku kepentingan yang terlibat dalam proyek menjadi jauh dari mencukupi untuk tidak dikatakan tidak ada sama sekali. Akibatnya pengendalian dan pemantauan proyek sangat terbatas. Dapat dipahami jika akhirnya proyek tidak menghasilkan sesuatu (sesuai idealnya suatu proyek). Proyek yang bersifat fisik dan kasat mata pun akan terbengkelai jika tidak ada pengendalian dan pemantauan yang memadai.

 7.         Masalah Komunikasi (bad communication)

Banyak studi menyatakan bahwa salah satu faktor penyumbang terbesar dari kegagalan proyek IT berawal dari komunikasi. Perlu disadari bahwa para owner (pemilik) maupun end user (pengguna) pada sebuah perusahaan cenderung tidak memiliki pengetahuan yang cukup mendalam tentang IT. Pada akhirnya, gap of knowledge (kesenjangan pengetahuan) yang cukup signifikan antara pelaksana proyek IT dengan pemangku kepentingan atau pemilik kebutuhan dari proyek tersebut menyebabkan munculnya kesulitan atau hambatan dalam pengerjaan proyek. Komunikasi yang buruk dapat memicu terjadinya salah penafsiran kebutuhan perusahaan maupun gagalnya pengidentifikasian kebutuhan perusahaan. Kebutuhan yang disampaikan oleh pihak owner atau end-user sangatlah mungkin ditafsirkan berbeda oleh pelaksana proyek.

 8.         Kurang andalnya SDM

Di Indonesia khususnya sangat sering terjadi profesional TI yang tidak kompeten di bidang teknis dimasukkan dalam proyek, atau bidang non IT yang kemudian dikerjakan oleh bagian IT, atau bidang IT namun bukan di kompetensinya sehingga menyebabkan pekerjaannya tidak fokus dan tidak maksimal. Ketika kita sudah mengerjakan sebuah proyek tentu saja didalamnya akan terdapat beraneka ragam orang dengan berbagai bidang ilmu. Begitupun dalam sebuah proyek IT, tidak hanya dibutuhkan seorang ahli programming saja, tapi juga harus ada Sistem Analist, Networking Expertise, Desainer grafis, dan bidang ilmu lainnya.

 9.        Perubahan Kebutuhan dan Spesifikasi yang tidak jelas

Ketika kita merencanakan sebuah proyek IT, diawal kita sudah membuat spesifikasi teknis dan lainnya. Namun karena sifat proyek IT yang melibatkan banyak disiplin ilmu, spesifikasi tersebut menjadi bias di tengah jalan. Sebagai contoh sederhana dalam satu proyek pengembangan situs web, tampilan tata letak dan warna suatu situs web dapat menjadi ”perdebatan” yang berlarut – larut antara pengembang dan calon pengguna. Bahkan di antara individu calon pengguna pun dapat saling menyalahkan. Akhirnya unsur politis yang menentukan keputusan, misalnya atasan para pengguna. Perbedaan tata letak dan warna ini terlihat sederhana, namun pemrograman untuk menghasilkannya bisa jadi cukup komplek dan berlarut larut.